Un titre bien étrange, me direz-vous, pour évoquer en réalité un sujet extrêmement sérieux !

La France fait face à de vrais enjeux au niveau logistique : permettre à de nombreux visiteurs, pendant les Jeux en été 2024, d’avoir accès à des toilettes, des points d’eau, des possibilités de transport pour les athlètes, etc. En tant que chrétien, nous voulons avant tout être là pour aider, montrer que nous sommes avant tout au service, prêts à aider. Si toutes nos églises et oeuvres ouvraient leur porte, ceci répondrait à un énorme besoin pour notre pays ! Alors prêt à ouvrir tes portes… et tes toilettes ? 😉

Les jeux offrent une belle opportunité  aux églises dont les bâtiments sont situés « juste au bon endroit », d’ouvrir leurs portes en tant que centre d’accueil.

Cela implique de fournir aux spectateurs des jeux un endroit pour qu’ils puissent :

  • se reposer 
  • trouver une équipe accueillante et des rafraîchissements
  • obtenir des conseils et de l’aide basés sur les connaissances locales
  • voir les Jeux sur un écran plus grand
  • accéder à l’internet
  • et encore plus, selon les possibilités

Cet article explique ce qui peut être fait et comment le faire. Il se base sur l’expérience des églises qui ont ouvert leurs portes pour accueillir les visiteurs lors des Jeux précédents mais il ne s’agit pas d’un plan qui prescrit ce qu’il faut faire. C’est à vous et à votre église de décider et de considérer ces recommandations et ces idées comme une source d’inspiration.

Où doit se situer votre centre d’accueil ?

Le lieu que vous offrez doit être très proche – très, très proche – des endroits où les visiteurs des Jeux passeront ou se rassembleront. Idéalement, il doit se situer le long du trajet piétonnier principal. Sinon les personnes ne le trouveront pas et ne le visiteront pas, quelle que soit la qualité de votre centre.

Cependant, il y aura des zones d’exclusion très proches des sites des Jeux où ce service ne pourra pas être mis en place.

Votre centre ne doit pas nécessairement être le bâtiment de votre église. Vous pouvez aussi utiliser un magasin vide ou d’autres installations.

Que pouvez-vous offrir ?

Un bureau d’accueil
Votre bureau d’accueil sera  le premier point de contact, conçu pour inviter, engager des conversations et informer vos invités, qu’il s’agisse de membres de votre communauté ou de visiteurs.

Ainsi, il doit être :

  • Facilement visible – bien éclairé et avec une signalétique claire. Si vous n’avez pas de bureau d’accueil, créez-en un avec des tables et des nappes et décorez-le sur le thème des Jeux.
  • Un premier pas facile. Les visiteurs risquent d’avoir une certaine appréhension, c’est pourquoi il convient de distribuer de nombreuses informations « normales » à l’intention des visiteurs ainsi qu’un prospectus « ce que nous vous offrons ici ».
  • Le personnel devra être accueillant et porter des badges nominatifs, souriant et mettant les gens à l’aise. L’équipe doit comporter au moins deux personnes : une personne doit rester à la réception pendant que l’autre accompagne les invités vers les services disponibles à l’intérieur. 

Vous aurez à portée de main les informations dont les gens pourront avoir besoin, tels que des :

  • Guides des attractions de la région
  • Cartes et informations sur les transports
  • Listes de restaurants et menus de plats à emporter (créez un guide basé sur le style de nourriture ainsi qu’une fourchette de prix)
  • Informations sur les églises locales et leurs services
  • Sites olympiques et calendrier des événements
  • Demandes de renseignements sur les églises confessionnelles
  • Un ordinateur portable avec Internet – parce que beaucoup de questions nécessiteront une réponse instantanée sur Google.

Parler leur langue
Un grand nombre de visiteurs ne parleront pas le français ou l’anglais comme langue principale.

C’est pourquoi :

  • Recherchez des personnes ayant des compétences linguistiques au sein de votre église ou d’autres églises proches.
  • S’ils ne peuvent pas être présents, faites en sorte qu’ils soient au moins joignables par téléphone.
  • Ne donnez JAMAIS le numéro de téléphone du traducteur, à moins que vous ne lui fournissiez un téléphone portable temporaire. Passez plutôt l’appel à partir d’un téléphone de l’église au nom de la personne qui a besoin d’une aide à la traduction et, une fois la connexion établie, permettez au traducteur de dialoguer avec elle.
  • Pour les traducteurs sur place, ajoutez la mention « Je parle … » sur leur badge.
  • Si nécessaire, ajouter une signalétique en différentes langues sur place (par exemple, les toilettes, etc.) 

Envisagez de mettre en place une messagerie instantanée multilingue sur l’ordinateur du bureau d’accueil, que les visiteurs pourront utiliser pour obtenir des informations.

Espace buvette
Faites en sorte que ce soit un endroit où les gens aient envie de se rendre et qu’ils s’y sentent bien. Pensez à le décorer sur le thème olympique – enlever les avis de l’église et les dessins du club d’enfants. 
Gratuit ou payant ? Vous devrez définir une politique réaliste en matière de gratuité et vous assurer que l’on n’abusera pas de votre générosité si vous optez pour cela.
Le menu. Soyez simple et varié.

  • Affichez clairement ce qui est proposé ainsi que les prix.
  • Gérez vos stocks. Si vous vous trouvez dans un couloir de transport olympique, il vous faudra bien planifier l’approvisionnement car les véhicules de livraison risquent de ne pas pouvoir avoir accès à votre église pendant la durée des Jeux.
  • Dans le coin salon, proposez des publications et des journaux gratuits à lire. Pensez à inclure des journaux multi ethniques.
  • Utilisez des produits issus du commerce équitable.
  • Si vous utilisez des gobelets jetables, optez pour du recyclable.

Sanitaires
Vos toilettes devront être clairement signalées, accessibles, propres et « au dessus de la moyenne » avec au moins un toilette entièrement accessible en fauteuil roulant.

  • Ayez en tête des « sanitaires accueillants » et non « toilettes publiques », ce qui signifie du papier doux (recyclable bien sûr), de belles serviettes, du savon parfumé, des pots-pourris, etc.
  • Prévoyez un planning de nettoyage fréquent et une personne chargée de vérifier et de réapprovisionner régulièrement l’endroit en produits de toilettes.
  • Affichez des panneaux « Lavez-vous les mains ».
  • Affichez des panneaux indiquant à qui signaler les problèmes (toilettes bouchées, ruptures de stock, etc.).
  • Fournir des produits hygiéniques dans les toilettes des femmes et prévoir des réceptacles appropriés dans chaque cabine.
  • Pensez à mettre des désodorisants.

Si vous espérez attirer des jeunes familles, veillez à ce que des tables à langer soient disponibles (de préférence dans les toilettes pour hommes et pour femmes) et envisagez également de créer un espace réservé à l’allaitement.

Espace calme/prière
En raison du bruit et de l’agitation des foules, nombreux sont ceux qui souhaiteront avoir accès à un espace tranquille ou à une zone de détente.

En outre, vous pouvez envisager

  • Des salles de prière avec des conseillers pour prier pendant vos événements ou 24h/24. Ces ressources seront à la disposition de tous ceux (visiteurs ou habitués) qui ressentiront le besoin de prier.
  • Une boîte dans laquelle vous pourrez recueillir les demandes de prières écrites qui pourront être transmises de manière confidentielle à l’équipe de prière de votre église.
  • Si vous vous trouvez dans un couloir piétonnier principal, envisagez d’installer un poste de prière à l’extérieur.
  • Informations sur les parcours Alpha – pour les adultes et les jeunes
  • Ressources chrétiennes, comme des nouveaux testaments avec des témoignages d’athlètes ou des livres chrétiens

Table de littérature
C’est une excellente occasion pour offrir une petite gamme de ressources non confessionnelles. Par exemple : 

  • Bibles pour enfants et livres d’histoires bibliques
  • Objets sur le thème du sport ou des Jeux olympiques
  • Bibles et Nouveaux Testaments sur le thème du sport
  • Des livres de poche accessibles présentant une introduction au christianisme, comme Pourquoi Jésus ? ou Le livre de Y. ?
  • Des articles gratuits en libre-service
  • Une courte présentation de votre église

Quelques considérations pratiques :

  • Disposer d’un fonds de caisse et mettre en place un responsable pour la manipulation des espèces.
  • Une caisse ou une caisse enregistreuse sera nécessaire.
  • Avoir des personnes connaissant bien les ressources que vous allez vendre et ayant reçu une formation complète sur l’équipement que vous allez utiliser.
  • Si possible, utilisez des sacs en tissu ou en papier plutôt qu’en plastique.
  • Élaborez des prospectus pour les événements à venir, que vous pourrez remettre aux visiteurs.
  • Réfléchissez aux « offres spéciales » que vous pourriez proposer aux visiteurs.

Accès Internet
Aujourd’hui, l’accès à l’internet peut être « un plus » pour tout voyageur international. Votre centre d’accueil peut être un lieu où les visiteurs feront l’une des choses suivantes ou les deux :

  1. Utiliser le wifi gratuitement sur leurs propres ordinateurs portables, téléphones et autres appareils portables.
  2. Utiliser des postes informatiques ou des ordinateurs portables connectés à Internet.

Voyez les choses en grand et organisez un café Internet. Vous aurez déjà les rafraîchissements. Pour passer à l’étape suivante, considérez les éléments suivants:

  • En fonction de la taille de votre espace, installez plusieurs routeurs sans fil pour vous assurer que les signaux seront puissants dans tout l’espace.
  • Contactez votre fournisseur d’accès à Internet pour connaître le volume de transfert de données inclus dans votre forfait. Si nécessaire, améliorez votre niveau de service pendant les Jeux olympiques.
  • Envisagez de mettre à niveau votre service internet en optant pour la vitesse la plus rapide disponible.
  • Pensez à noter la connexion/déconnexion de tous les utilisateurs afin de gérer l’utilisation et de maintenir des files d’attente raisonnables. (Une feuille d’inscription et de sortie pour enregistrer le nom de l’utilisateur, le poste et l’heure à laquelle il est arrivé pourra être utile).
  • Créez un mot de passe pour tous les postes informatiques.
  • Créez un mot de passe pour le réseau sans fil ; pensez à imprimer les instructions de connexion au réseau sur de petites cartes qui pourront être remises aux utilisateurs potentiels.
  • Installez un logiciel sur tous les ordinateurs (vous pourrez utiliser le « contrôle parental ») pour bloquer les sites web liés à la pornographie, aux jeux d’argent, aux dépendances et autres comportements illicites, et/ou bloquer l’accès aux sites inappropriés au niveau de votre réseau.

Pour les postes informatiques et les ordinateurs portables :

  • Assurez-vous que tout le matériel est en sécurité pendant la journée et la nuit (vous pouvez utiliser des serrures pour ordinateurs portables ou des armoires spécialement conçues pour les ordinateurs ; ou assurez-vous que les postes informatiques soient toujours visibles par les bénévoles).
  • Enlever des ordinateurs tous les fichiers et données à caractère privé.
  • N’autorisez pas les utilisateurs à se connecter en tant qu’ « administrateur ».
  • Renforcez les contrôles de sécurité.
  • N’autorisez pas les logiciels de navigation sur Internet à enregistrer les mots de passe ou les données des formulaires.

Pour les stations d’accueil d’ordinateurs portables (stations où les visiteurs peuvent brancher et utiliser leurs propres ordinateurs portables) :

  • Assurez-vous qu’une alimentation électrique protégée contre les surtensions soit facilement accessible (installez par exemple une multiprise sur la table, pour éviter que les utilisateurs aient à ramper sous la table pour se brancher sur la prise murale).
  • Si vous mettez une imprimante à disposition pour des impressions gratuites, veillez à établir des règles pour l’impression (par exemple, indiquez le nombre maximum de pages à imprimer gratuitement avant que l’impression ne soit facturée).
  • Soyez attentif à l’écran de veille et à la page d’accueil que vous définissez pour les postes informatiques. Choisissez le logo/site de votre église, le logo Ensemble2024, ou envisagez de concevoir une page web spéciale sur le site de votre église, qui pourra être définie comme écran d’accueil.
  • Envisagez de créer une liste de favoris/marques-pages qui seront utiles à vos visiteurs, avec des liens vers les sites suivants
    • Cartes
    • Nourriture, boissons et divertissements locaux
    • Magasins locaux
    • Hébergement à proximité des sites olympiques
    • Informations touristiques et attractions populaires
    • Informations sur le site officielle de Paris 2024
    • Informations sur votre église et les autres églises locales
    • Les transports parisiens
  • Affichez clairement les règles de base telles que :
    •     Limitation du temps d’utilisation d’un poste informatique
    •     Rappeler qu’il ne faut pas enregistrer de fichiers sur les ordinateurs
    •     Limitation ou interdiction des téléchargements de musique et de vidéos
    •     Limitation ou interdiction de jouer à des jeux vidéo
    •     Un avis clair indiquant que l’église n’est pas responsable des dommages qui pourraient être causés à leur matériel
  • Pensez à installer des postes d’ordinateurs ou de jeux vidéo pour les enfants pendant qu’ils attendent leurs parents, ou en tant que service séparé ; vous pouvez tirer parti du thème du sport avec différents jeux vidéo et peut-être utiliser la Nintendo Switch ou la console xBox.

Surveillance et maintenance :

  • Il faudra au moins un bénévole pour surveiller le cybercafé, donner les mots de passe, faire signer les entrées et les sorties et surveiller la zone.
  • Formez un bénévole à réinitialiser le routeur sans fil et le modem, et à utiliser l’imprimante.
  • Préparez un petit manuel à l’intention des bénévoles, qui comprendra les éléments suivants
    • Instructions pour réinitialiser le routeur sans fil et le modem
    • Instructions pour redémarrer les ordinateurs, lancer des analyses antivirus
    • Instructions pour l’utilisation de l’imprimante
    • Comment contacter le fournisseur d’accès à Internet
    • Les noms et les coordonnées des bénévoles qui pourront donner des conseils techniques ( « dépanneurs »).
    • Avoir au moins un dépanneur désigné sur place ou disponible par téléphone.
    • Nettoyer les claviers et les souris tout au long de la journée avec des lingettes antiseptiques.
    • Mettre à disposition des lingettes antiseptiques (pas antibactériennes) à proximité de chaque ordinateur et de chaque station d’accueil, et encourager les visiteurs à les utiliser avant de se servir des postes informatiques.
    • Utiliser un logiciel antivirus pour scanner les machines tous les jours, ou plus souvent en fonction de l’utilisation.
    • Veiller à ce qu’il y ait toujours du papier disponible pour l’imprimante.

Téléviseurs grand écran
Les personnes seront intéressées de regarder les Jeux et de rester en contact. Installez donc une télévision à grand écran dans la zone de rafraîchissement ou dans un autre endroit.

  • Veillez à ce qu’elle soit bien visible et que le son soit suffisamment fort pour ceux qui la regardent, sans être trop fort pour ne pas distraire les autres.
  • Veillez à l’aménagement de l’espace disponible de manière à ce que les personnes qui regardent la télévision ne gênent pas les déplacements dans le local.

Pour diffuser en public la couverture des Jeux par France Télévisions, il vous faudra simplement un téléviseur et un accès internet / satellite. Il faudra également déclarer la diffusion à la SACEM, ce qui peut engendrer un coût.

Mini-Concerts / Sketches
Si le lieu s’y prête et que vous pensez que vos invités potentiels apprécieront, envisagez d’organiser des mini-concerts, des représentations théâtrales ou d’autres activités similaires.

  • Gardez à l’esprit le public auquel vous vous adressez – intérêts, âge, origine ethnique – et choisissez votre événement en conséquence.
  • Assurez-vous que vous disposez d’un espace scénique, d’un éclairage et d’un équipement sonore adéquats pour ce que vous prévoyez.
  • Les artistes/conférenciers auront peut-être des CD ou d’autres articles à vendre ; soyez prêts à le faire.
  • Envisagez de proposer une période de signature d’autographes ou de photos.

Cabine photo
Un studio photo portable peut être un véritable attrait pour les passants. Il peut attirer les enfants et les familles, ainsi que les touristes, qui sont toujours à la recherche d’occasions de prendre des photos.

Il pourrait s’agir d’une activité aussi simple que « Faites-vous photographier avec une torche olympique », à condition que vous puissiez en emprunter une. Ce serait une véritable attraction.

On peut même aller plus loin :

  • Acquérir/construire les accessoires nécessaires – un modèle de flamme olympique (enlever ou un fac-similé raisonnable), un podium pour la remise des médailles olympiques, des vêtements appropriés pour le porteur de la flamme ou l’athlète, des rubans/médailles.
  • Créez des décors attrayants – foule en liesse dans la rue, etc.
  • Si vous connaissez des personnes qui sont créatives, demandez-leur de créer des planches de photos (enlever de visages) découpées d’athlètes olympiques en action. Plus vous aurez d’options de photos, plus les personnes reviendront sur votre site.

Planifiez la méthode de livraison de vos photos. 

  • Laisser les gens utiliser leur propre appareil photo.
  • Utiliser un appareil photo numérique et une imprimante pour fournir la photo sur place.
  • Utiliser un appareil photo numérique, sécuriser les coordonnées des participants, puis envoyer les photos par courrier électronique à une date ultérieure.
  • Une combinaison des deux options ci-dessus – fournir une copie lors de l’événement et transmettre la photo par voie électronique pour une utilisation ultérieure.

Gardez les choses simples :

  • Recrutez des photographes (vous n’avez pas besoin de professionnels) et faites quelques essais avec des membres de tous âges de votre église.
  • Faites en sorte que la séance photos soit amusante !
  • Si vous souhaitez utiliser les photos prises pour votre propre publicité, il vous faudra obtenir une autorisation écrite au préalable.
  • À l’exception du point précédent, toutes les copies électroniques ou papier des photos devront être détruites par la suite.

Pin trading
L’échange de pins est devenu le sport officiel des Jeux et il y a beaucoup de fans. Les pins sont l’un des souvenirs les plus faciles à collectionner pour les visiteurs afin qu’ils se souviennent de leur expérience des Jeux Olympiques.

Pin Trading dans votre église :
Si votre église souhaite jouer un rôle actif dans le phénomène des échanges de pins olympiques, voici deux options à envisager :

  1. Réservez un espace dans l’église pour l’échange de pins. Vous devrez l’annoncer sur place comme étant « l’endroit » où l’on peut se rencontrer.
  2. Achetez une sélection de pins et installez votre propre poste d’échange pour stimuler l’intérêt.

L’une ou l’autre option sera efficace si vous proposez d’autres activités qui attireront les touristes/visiteurs dans votre église pendant les Jeux. L’échange de pins est devenu l’une des stratégies les plus efficaces pour partager votre foi pendant les Jeux. Elle permet d’établir un point de contact et d’entamer une conversation.

Où acheter des pin’s ? 
Il existe d’innombrables sites de pin’s sur Internet :

  • La boutique officielle de l’évènement propose une large sélection de pins officiels.
  • Ils sont également disponibles dans divers magasins (par exemple Cultura, Fnac, Claire’s) et dans les stands de Paris 2024.

Publicité
Si vous êtes prêts à vous donner tout ce mal, vous voudrez alors que le monde sache que vous êtes là. Voici quelques idées.

Atteindre les visiteurs :
Créez des prospectus attrayants (téléchargez le logo Ensemble2024).

  • Demandez à ce qu’ils soient distribués dans les hôtels, restaurants, etc. de la région. Proposez-leur de mettre leurs prospectus/cartes dans votre espace de réception.
  • Essayez de placer des prospectus dans les chambres d’hôtel ou, au moins à la réception des principaux hôtels de votre région.
  • Prenez contact avec les centres d’information touristique locaux pour voir s’ils peuvent faire la promotion de votre centre d’accueil et de ses ressources.
  • Si votre groupe cible est composé de jeunes ou de jeunes adultes, les auberges de jeunesse et les campings locaux pourront être une ressource clé !

Soyez visibles : Affichez clairement qui vous êtes et ce que vous proposez, y compris si vous disposez d’un wi-fi gratuit.

Atteindre les locaux :

  • Placez des affiches dans les centres commerciaux, les restaurants, les cafés, etc.
  • Demandez aux membres de votre église de parler de votre centre d’accueil et d’y inviter des gens.
  • Si possible, demandez l’autorisation de promouvoir des activités pour enfants dans les écoles locales avant les vacances.
  • Établissez des partenariats avec d’autres églises/agences afin d’élargir votre base de contacts.
  • Les journaux locaux pourront aussi être utilisés, mais il faut s’y prendre à l’avance car beaucoup d’entre eux ont besoin d’un long délai de publication.

Les réseaux sociaux tels que Facebook et Instagram pourront également être utilisés pour diffuser l’information.

Les effectifs
Le succès de votre centre d’accueil dépendra en fin de compte de la qualité des personnes qui y travailleront.

  • Sollicitez les membres de votre propre congrégation, leurs amis et des membres d’autres églises pour travailler avec vous.
  • Invitez une équipe de missionnaires étrangers à servir avec vous
  • N’oubliez pas qu’il est nécessaire de faire appel à des personnes qui parlent d’autres langues que l’anglais.
  • Donnez une bonne formation pour que les gens sachent ce que l’on attend d’eux et comment le faire. Utilisez pour cela des jeux de rôle et rendez-les amusants
  • Faites en sorte qu’ils soient reconnaissables – tee-shirts ou polos Ensemble2024 par exemple.
  • Donnez à tous les bénévoles des badges nominatifs clairs qui indiquant leur rôle.

Sécurité
Ne négligez pas les questions de sécurité qui se posent lorsque vous ouvrez vos portes à un plus grand nombre de personnes.

Nous vous suggérons de :

  • Disposer d’une zone de réception surveillant en permanence les allées et venues et signalant tout comportement suspect ou perturbateur à un responsable désigné pour intervenir.
  • Élaborer un plan d’intervention standard en cas de comportement suspect ou perturbateur, en demandant éventuellement conseil à la police locale.
  • Veillez à ce que les sorties de secours en cas d’incendie soient clairement indiquées.
  • S’assurer que l’entretien des extincteurs est à jour.
  • Limiter le nombre d’entrées/sorties utilisées ; sécuriser toutes les entrées/sorties inutilisées (mais ne pas verrouiller ou bloquer les sorties de secours).
  • Prévoir sur place des bénévoles formés aux premiers secours.
  • Si des services de restauration sont proposés, prévoir la présence sur place d’un bénévole certifié en matière de sécurité alimentaire.
  • Les photos/vidéos des participants ne peuvent être prises qu’avec leur autorisation. Une autorisation écrite devra être obtenue pour toutes les photos/vidéos qui seront utilisées à des fins publicitaires ou autres.

L’accessibilité pour tous
Vous souhaitez que votre centre d’accueil soit accessible et accueillant pour tous.

Responsabilité civile et assurance
Assurez-vous que vous disposez d’une assurance responsabilité civile générale adéquate. Vérifiez auprès de votre assureur que tout accident/incident lié à votre programme des Jeux sera entièrement couvert par votre contrat d’assurance. Renforcez-la si nécessaire.